הדרך הטובה להפוך מידע לידע
ארגונים רבים מוציאים את עצמם במצב אבסורדי שכל תהליכי העבודה שלהם ממוחשבים ויש להם מערכות מכל הסוגים כמו ERP, CRM, בקרת תקציב ואחרות התומכות בכל היבט פעילות הארגון ויחד עם זאת נשאלת השאלה: "האם הנהלת החברה נהנית מכל אוצר המידע הזה שנצבר בארגון מיום ליום ומניבה ערך מוסף מכל ההשקעות במחשוב שנעשו עד כה? " ברוב הארגונים נקבל תשובה שלילית או חלקית ולא בטוחה.
נכון שמחשוב עוזר לנהל תהליכים בצורה נכונה יותר, ליצור זרימת מידע יעילה ואמינה בין גופים שונים בארגון, ושמערכות מידע מיועדות לאפשר להפיק חשבוניות ולהצטייד נכון ובזמן בחומרי הגלם וכבר כאן מוכח הצורך וההשקעה בהם. אבל האם זאת כל התועלת שניתן להפיק?
מחקר שבוצע ע"י חברת Vanson Bourne בקרב מנמ"רים מעלה שבעוד ש 88% מהארגונים מחשבים את המידע כנכס אסטרטגי של הארגון, בפועל, רק ארגון אחד מתוך עשרים הטמיע את המידע שבידו כך שיהיה זמין לכל אורך ורוחב מערכות מידע של הארגון. ולכן רק ארגונים שמבינים שהנכס אמיתי הוא מידע שנמצא בארגון ומחוץ לו, ויודעים להפיק ממנו את התועלת האמיתית – פורצים את מקובעות המחשבה ומגיעים להישגים מרשימים.
מיקוד ושיפור – תמונה אחת למנהלי החברה
איך מנהלי הארגון מיישרים קו וצעדים לכיוון אחד וברור?
המודיעין העסקי (Business Intelligence) הוא אסטרטגיה עסקית, הכוללת כלים ושיטות לאיסוף, שילוב (אינטגרציה) וניתוח של נתונים ומידע אופרטיביים על מרכיבים ותהליכים עסקיים שונים. BI הפך לנפוץ ומדובר יותר ויותר. לא מדובר פה באופנה אלא בכלי שנחיצותו לארגון הופכת להיות קריטית מיום ליום. מחלקות שונות נעזרות בכלים שונים ומודדות "הצלחה" במונחים שונים – סביר להניח שלא תהיה הסכמה בתוך הארגון מה נחשב להצלחה. בנוסף קיים כפל נתונים המופיעים בכמה מערכות וכל צרכן נתונים מגדיר ומשנה נתונים כראות עיניו. נוצר כפל משמעויות / מונחים וכתוצאה מכך הפוטנציאל לשגיאות גדל.
פרויקט BI במהותו מכניס לארגון מנגנון ניהול כולל של המידע בארגון באופן שיאפשר למשתמשים עסקיים לעשות בו שימוש טוב יותר ולאנשי ה-IT לנהל אותו טוב יותר. חלק מתוצרי פרויקט BI הם הקמת מילון מונחים ארגוני וניהול חוקי הנוגעים למידע ולתהליכים עסקיים. כתוצאה מכך ארגון יוכל להשיג את התוצאות הבאות:
· יצירת תמונה אחת של מצב הארגון.
· הגברת בטחון בתהליכי קבלת החלטות.
· שיפור איכות המידע וניצולו לאורך ולרוחב הארגון.
כמו כל כלי יישום , BI דורש ידע מקצועי וניסיון מוכח, במיוחד בשל כוח השפעתו על פעילות הארגון. לכן יש חשיבות עליונה לשלב את היישום הטכנולוגי יחד עם חשיבה עסקית ואסטרטגית המאפשרת להפיק מקסימום תועלת ולהביא לפריצת דרך אסטרטגית, תפעולית וארגונית.
ישנם מספר דרכים למימוש במידע ארגוני באמצעות כלי BI:
- מערכת מדדים ויעדים – מדידה מתמדת ואחידה במטרה להשיג יעדים עסקיים של הארגון.
- BI תפעולי – איסוף מידע ממקורות שונים כולל חיצוניים והצגת תמונת מצב בזמן אמת.
- Data Discovery – ניתוח מידע בהתאם לצרכים מידיים ומשתנים.
- Mobile & Collaboration – ניידות ויכולת ניהול דיון ושיתוף מסכים כחלק מיכולות המערכות הקיימות, הדבר מגביר משמעותית נראות המידע למקבלי החלטות ויכולת להפיץ ולפרסם מידע בארגון.
מימוש מידע כנכס אסטרטגי בעל השלכות פוטנציאליות למהפך עסקי של הארגון
בהכנסת מערכת BI או העמקת היישום במערכת, ניתן להגיע למספר רבדים בניצול היתרון האסטרטגי של המידע:
- ייצור תמונה אחת מהימנה של מצב הארגון ונטרול איי מידע, מידע כפול ולא אמין שנוצר בגופים שונים בתוך אותו הארגון. חלק מהמהלך הינו יצירת שפה עסקית אחידה.
- יישום האסטרטגיה העסקית בכל שכבות הארגון ע"י קישור מדדי העל של הארגון לבין מדדים שהוגדרו ליחידות המטה והיחידות התפעוליות.
- קיצור זמני איסוף, ניתוח וקבלת החלטות – יצירת תהליכים עקביים ושיטתיים של ניתוח וקבלת החלטות במטרה לייצר יותר ערך מהמידע הקיים.
- זיהוי הזדמנויות ומגמות עסקיות תוך ניתוח מידע הנמצא בבעלות הארגון. שיווק מבוסס BI מאפשר לנתח לקוחות, מגמות וצרכים וליצור ערוצי תקשורת מתאימים מול הלקוח.
ארגונים רבים כבר הטמיעו מערכות BI, אך יישומן חלקי ועדיין לא מנצל את הפוטנציאל העסקי של המידע העומד לרשותם ומביא ערך חלקי לארגון.
ארגונים שלא הטמיעו BI מהחשש להיכנס לתחום שמתאים לחברות גדולות ממחשבה שזהו עסק יקר ומסובך – הדבר מוטעה. היום בשוק ה- BI קיימים כלים חדשים ומתקדמים המציעים מערכות פשוטות ומהירות ליישום, כאשר כלי אחד כולל ETL, דוחות, גרפים, ניתוחים, התראות ולוח מחוונים. המידע מגיע מהר, ברור ובתצורות שונות לכל משתמש ממנכ"ל ומטה. זמני הפיתוח של הכלי קצרים ב 80% מזמני הפיתוח של כלי BI מסורתיים ושיעור הצלחה ביישום שלו גבוהה ממוצע בתחום.
מאת אורלי ליברטובסקי, מומחית לתחום ה BI
להדפסה: /vault/Business Intelligence.p