מתי הפך צוות חוצה ארגון ל Tribe? מה ביניהם ומתי כדאי להשתמש בכל אחד?

מתי הפך צוות חוצה ארגון ל Tribe? מה ביניהם ומתי כדאי להשתמש בכל אחד?

העקרונות שלנו להצלחה בניהול תהליכים ונושאים חוצי ארגון

ההחלטה בין יצירת Tribe לבין ניהול תהליך חוצה ארגון היא החלטה אסטרטגית לכל ארגון, במיוחד בחברות גדולות שמתמודדות עם אתגרים מורכבים וריבוי תחומים. כל מודל מציע יתרונות שונים, והתאמתו תלויה בעיקר במורכבות המשימה ובדרישות הקשורות לשיתוף פעולה ארגוני. במאמר זה נבחן את שני המודלים, נבין כיצד כל אחד מהם יכול לתרום לארגון, ומתי נכון לבחור כל אחד מהם.

Tribe – מודל ניהולי של עצמאות וחדשנות

Tribe  הוא מודל שבו הארגון מחולק לצוותים קטנים וממוקדים, הנקראים טרייבים. כל טרייב מתמקד במטרה או פרויקט מסוים, תוך שמירה על אוטונומיה מלאה בתהליך העבודה. הצוותים עצמאים ויכולים להחליט איך לבצע את המשימות תוך שמירה על המטרות הארגוניות הרחבות.

יתרונותיו של ה-Tribe הם בכך שעבודה במסגרת כזו מעודדת אינטגרציה ושיתוף פעולה בין מחלקות שונות בארגון. כמו כן, בזכות המבנה הממוקד של טרייבים, ניתן להגיב במהירות לשינויים חוצי-ארגון מבלי להיתקע בבירוקרטיה פנימית. כל צוות בטרייב עובד בצורה אוטונומית, אך מתואמת, דבר שמאפשר יותר גמישות. העובדים חשים מחויבות על התהליך הכולל ולא רק על תחום צר,  מה שמגדיל את המוטיבציה. כמו כן עבודה בטרייבים מסייעת להפצת ידע טכני ותפעולי בכל הארגון.

עם זאת עבודת טרייב מתאפיינת בלא מעט חסרונות. מודל הטרייב דורש תיאום בין צוותים רבים, ולעיתים קשה להבטיח שכל הטרייבים יעבדו באותה שיטה, מה שיוצר מורכבות בניהול. כמו כן קיים פוטנציאל למאבקי כח– מכיוון שיש טרייבים שעובדים על מטרות דומות, יכול להיווצר קונפליקט על משאבים, ניהול, ואפילו כיוון האסטרטגיה. דבר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא שנדרש תיאום שוטף בין צוותים בתוך הטרייב וגם בין טרייבים שונים, דבר העלול להעמיס על התקשורת הפנימית.

תהליך חוצה ארגון – מודל של תיאום ושיתוף פעולה רוחבי

תהליך חוצה ארגון מתאר תהליכים מורכבים שמחייבים שיתוף פעולה בין מחלקות ותחומים שונים בארגון. מדובר בפרויקטים אסטרטגיים, רחבי היקף, שמצריכים תיאום בין כל המחלקות הפועלות יחד להשגת המטרה המשותפת.

תהליך חוצה ארגון כתומך בפרויקטים אסטרטגיים

תהליך חוצה ארגון מוצלח, כזה שכל המחלקות שלוקחות בו חלק משתפות פעולה זו עם זו, מסייע להצלחת פרויקטים רחבי היקף ושינויים ארגוניים. כמו כן תיאום בין מחלקות שונות מאפשר יצירת פתרונות משולבי תחומים וכוללים. יתרון נוסף הוא הרחבת הידע וההבנה הארגונית- כל מחלקה מביאה את הידע שלה לתוך התהליך, דבר שמוביל ליצירת פתרונות מבוססים היטב.

חמשת העקרונות להצלחת תהליך חוצה ארגון:

  1. הגדרת בעיה עסקית קריטית (CBI) הכוח המניע של כל פרויקט לשיפור תהליך הוא בעיה קריטית, בעלת השפעה ישירה על הכנסות, איכות, עלויות או זמני מחזור (ולרוב, תמהיל שלהם) ולא רק בשיפור לשם שיפור. לכן, תמיד יש להגדיר מראש בצורה ממוקדת ומוסכמת את ה-CBI.
  2. יעדים ומדדים להצלחה יש להגדיר יעדים ברורים, לא רק סביב ה-CBI אלא גם במדדים נוספים כמו בהירות תפקיד, התאמת מערכות ושינויים תרבותיים. מדדים אלה יספקו קווים מנחים לפרויקט ויאפשרו הערכת ההצלחה שלו.
  3. אילוצי הפרויקט ומבנה הצוות המוביל האילוצים יתחמו את התהליך החדש בגבולות מוגדרים (כמו כמות משאבים או מערכות טכנולוגיות שבשימוש) וכן תפקידים ברורים שיובילו את הפרויקט החדש ולרוב מונים את צוות ניהול הפרויקט, צוות מוביל וועדת ההיגוי. כמו כן יש להגדיר גם את TimeLine הפרויקט שכולל תוצרים של כל שלב בתהליך (מיפוי מצב קיים, גיבוש התפיסה ויישום).
  4. הבנה מעמיקה של המצב הקיים (IS) במטרה להבין מאיפה מתחילים כדי לבנות תהליך עתידי יעיל. כך בעת עיצוב תהליך ה-Should  (התהליך העתידי המשופר) נתבסס ונשמור על הנקודות החזקות במצב הקיים, תוך זיהוי וטיפול בנקודות כשל או כאב כיום, וביטול פעולות שאינן מוסיפות ערך (יתירות, צווארי בקבוק, תיעוד מיותר וכל פעילות טורית שניתן להפוך למקבילית). בפרויקט טיפוסי, היחס בין ניתוח מצב קיים לעיצוב, גיבוש ויישום תפיסת ההפעלה החדשה הוא 1:5.
  5. עידוד יצירתיות בעיצוב תהליך עתידי (SHOULD) – יצירת תהליך ה-Should  האופטימלי מצריכה יצירתיות ולכן כדאי להעמיד עבור המשימה צוות מגוון, שיכול להציע חשיבה חדשנית. ניתן אפילו לערוך תחרות עיצוב, שיכולה לסייע להגיע לפריצת דרך. לרוב הפתרון הסופי יהיה פתרון משולב של מספר רעיונות שהועלו.

עקרונות אלו מספקים גישה שיטתית ומובנית לשיפור תהליכים ארגוניים עם דגש על מיקוד, מדידה, הבנה מעמיקה וחדשנות.

Tribe  מול תהליך חוצה ארגון – מתי כדאי לבחור בכל אחד מהם?

ההחלטה בין Tribe לבין תהליך חוצה ארגון תלויה באופי המשימה ובצרכים הארגוניים:

Tribe מתאים כאשר מדובר במשימה ממוקדת, בה תהליכי העבודה אינם דורשים שיתוף פעולה נרחב בין מחלקות. הוא מתאים גם כשמדובר במשימות שדורשות אוטונומיה גבוהה ועצמאות בצוותים, וכן כאשר יש צורך בחדשנות וגמישות גבוהה.

תהליך חוצה ארגון הוא המתאים יותר כאשר מדובר בשינוי אסטרטגי או פרויקט רחב היקף שדורש ניהול תיאום מרכזי, ובמשימות שדורשות שיתוף פעולה הדוק בין מחלקות ותחומים שונים . באופן כללי, כאשר יש צורך במענה לכל הצרכים הארגוניים בו זמנית, לדוגמה בפרויקטים ארגוניים, הטמעה של מערכות חדשות או ביצוע שינויים מבניים- הכלי המתאים יותר למשימה יהיה תהליך חוצה ארגון.

לסיכום, בחירת המודל הניהולי הנכון –Tribe או תהליך חוצה ארגון – תלויה במורכבות ובסוג המשימה של הארגון. ה-Tribe  מתאים למשימות שמצריכות אוטונומיה וחדשנות בצוותים עצמאיים, בעוד שתהליך חוצה ארגון מתמקד בשיתוף פעולה רוחבי בין מחלקות. הבחירה המתאימה תעזור לארגון להימנע מעיכוב בתהליכים ולהגביר את האפקטיביות של המערכת כולה.

בחירת המודל הניהולי היא בחירה חשובה ומומלץ לבצע הערכה מדויקת של הצרכים הארגוניים והתרבות הארגונית לפני קבלת ההחלטה, ובכך להבטיח שהמודל הנבחר יספק את התוצאות הרצויות.